Uma empresa possui diversas obrigações financeiras e fiscais que precisam ser cumpridas, evitando problemas com a Receita Federal. Uma delas é o livro caixa, um elemento bem conhecido entre os contadores e equipes do financeiro, responsável pelo registro de entradas e saídas no dia a dia de um negócio.
No entanto, além do registro correto e mapeamento do fluxo financeiro, é preciso ir muito além neste assunto, entendendo toda a importância do item para que uma companhia colha os bons frutos de uma gestão financeira bem feita, garantindo a saúde do negócio e, além disso, tendo acesso à informações estratégicas para tomada de decisão.
Neste conteúdo, vamos aprender o que é livro caixa, os motivos para fazer, como funciona esse elemento financeiro, quais empresas precisam fazer, como fazer da maneira certa e algumas dicas extras para facilitar o processo. Acompanhe a leitura!
O que é livro caixa e por que fazer?
O livro caixa é uma ferramenta usada para auxiliar diretamente no registro contábil de empresas. Nele, ficam registradas todas as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período, que pode ser diário, mensal ou anual, a depender do tamanho do negócio.
Esse elemento é fundamental para manter a organização e saúde financeira de uma companhia e, com ele, é possível que a empresa tenha um crescimento mais sustentável e saudável. Além disso, quando bem estruturado, esse livro ajuda na hora da demonstração de resultados (DRE) e o balanço patrimonial do negócio, bem como pode ajudar a evitar problemas contábeis com a Receita Federal.
Quanto à obrigatoriedade, o livro caixa se faz obrigatório para empresas que optam pelo Simples Nacional e é uma responsabilidade facultativa para os negócios que possuem Lucro Presumido.
Uma dica é que você também arquive os comprovantes de pagamentos em um local seguro, a fim de facilitar o processo de manutenção, revisão e preenchimento do livro sem erros.
Você pode estar pensando que livro caixa e fluxo de caixa são bem semelhantes, porém são coisas totalmente diferentes.
O livro caixa tem o registro de pagamentos e recebimentos realizados em dinheiro em um determinado período de tempo. Já o fluxo de caixa leva em conta as transações financeiras de um negócio. Isso quer dizer que também considera atividades de financiamentos operacionais, investimentos e outros.
Em suma, a principal diferença é que o fluxo de caixa permite uma visibilidade mais ampla sobre a situação econômica e financeira de uma empresa com precisão e em tempo real. E o livro caixa é mais para controle e organização financeira.
Como funciona o livro caixa?
Existem cinco processos importantes na composição do documento e que devem ser levados a sério na hora de preencher, pois são essenciais para que o mesmo cumpra seu objetivo.
Esses processos ficaram conhecidos como escrituração do livro caixa e devem conter todas as informações sobre a movimentação financeira da empresa, incluindo os dados bancários e fluxo de caixa. Quem fica responsável por essa atividade, normalmente, são contadores ou escritórios contábeis, variando de acordo com o tamanho do negócio.
Nessa estrutura, os dados mais importantes são a data, o histórico de registro, as entradas de caixa, as saídas de caixa e o saldo final dessas transações. A seguir, confira as especificidades de cada um desses elementos.
Principais dados do livro caixa
Os dados mais importantes são os cinco citados, essenciais para manter o livro caixa de acordo, principalmente se a empresa for obrigada a preencher este documento. Veja abaixo o que cada um deles representa:
Data de transação
Preencher a data em cada uma das transações financeiras que devem entrar no livro caixa é muito importante para a identificação de cada operação. Com esse dado, é possível organizar as saídas de dinheiro de maneira cronológica e deixar a organização das informações ainda melhor.
Histórico do registro
O histórico do registro de um livro caixa é por onde você identifica a finalidade de uma transação financeira, ou seja, é a justificativa pela qual essa movimentação foi feita. Esse é um elemento essencial caso seja necessário justificar o gasto ou ganho para a diretoria de uma empresa em uma auditoria ou para autoridades fiscais.
Entradas de caixa
Já as entradas de caixa correspondem a todos os ganhos financeiros que um negócio teve em um determinado período, seja a entrada em dinheiro, depósito bancário ou outros meios. Controlar essas entradas fará toda a diferença na hora de calcular o saldo final do livro caixa.
Saídas de caixa
As saídas de caixa vão bem na linha do dado anterior, no entanto, se referem aos valores pagos pela empresa para outras entidades ou pessoas físicas. Aqui, precisam ser registrados os valores em dinheiro ou crédito em conta.
Saldo final
Por fim, o último dado financeiro da nossa lista de informações mais importantes contidas no livro caixa é o saldo final. Ele diz respeito à diferença entre as entradas e saídas financeiras. Ou seja, nos evidencia quanto a empresa tem em caixa em um período analisado.
Para obter o saldo final, é só usar a seguinte fórmula:
- Saldo atual = Saldo anterior + Recebimentos – Pagamentos.
Com essa informação, por exemplo, é possível conferir se a empresa está gastando mais do que recebendo e assim por diante. É com ela que será possível analisar o real cenário do negócio, por isso é importantíssimo que os demais dados sejam preenchidos corretamente para não termos análises equivocadas.
Livro caixa em aplicações financeiras
Quando falamos das aplicações financeiras que uma empresa realiza, não é preciso que você registre as saídas de dinheiro relacionadas à liquidez imediata dessa aplicação. Essa movimentação só pode acontecer com fundos de investimentos ou aplicações que sejam parecidas com os fundos.
Isso acontece devido ao fato que esse tipo de aplicação pode ser registrada futuramente sem nenhuma restrição. Sendo assim, quando o montante for resgatado, não será registrado como uma entrada financeira.
Esse resgate, então, deverá ser registrado como rendimento líquido recebido. Mas, fique atento, pois existem diferenças de preenchimento do livro caixa entre os outros tipos de aplicações financeiras.
A aplicação em renda fixa (CDB, Letras de Câmbio etc), por exemplo, já precisa de registro tanto da saída quanto das entradas de dinheiro. As saídas devem ser registradas no momento em que houver retiradas para a aplicação e as entradas quando os valores forem resgatados. Um outro ponto é que as entradas demandam que o rendimento líquido seja explicitado no registro.
Empresas que precisam fazer o documento
As empresas que precisam fazer o documento são as que se encaixam no regime tributário e regras do Simples Nacional e que possuem uma receita bruta de até R$ 4,8 milhões por ano.
Essa obrigatoriedade deve-se ao fato de que as companhias que usam esse regime tributário precisam fazer uma declaração completa dos valores do seu fluxo de caixa para a Receita Federal. Hoje em dia, essa declaração pode ser feita digitalmente, o que facilitou bastante o processo.
Vale lembrar que negócios que operam em outros regimes tributários também podem utilizar o livro caixa para melhorar a organização e saúde financeira das operações, mesmo que não seja algo obrigatório.
Leia mais: Simples Nacional: O que é e quem pode ser optante?
Livro caixa para outros tipos profissionais
O livro caixa para os profissionais liberais pode ser um pouco diferente, já que o ambiente e estrutura são outros. Essas pessoas precisam fazer o livro caixa com os gastos associados aos seus bens de consumo próprio. Nesse caso, deve ter um cuidado muito grande para que as despesas não ultrapassem as receitas.
Já no caso de produtores rurais, existe uma nova obrigatoriedade fiscal: o Livro Caixa Digital do Produtor Rural (LCDPR). Essa mudança ocorreu em novembro de 2018. Nele, ficou instituído que os produtores rurais que tiverem receita bruta total da atividade rural superior a R$ 4,8 milhões deverão entregar o livro caixa digital.
No LCDPR, além dos dados que já apresentamos anteriormente, entram diversas outras especificidades do setor, então vale dar uma analisada mais a fundo caso precise escriturar um desses.
No Imposto de Renda, o profissional autônomo pode deduzir dois tipos de pagamentos no livro caixa, sendo eles:
- os pagamentos feitos a terceiros com quem tenha vínculo empregatício;
- os pagamentos efetuados a terceiros sem vínculo empregatício, caso se caracterizem como despesas de custeio que se fazem necessárias a receita e a manutenção da fonte de produção.
Quanto existe uma prestação de serviços para empresas com CNPJ, também existe uma especificidade na hora de escriturar o livro caixa. Nesse caso, é necessário a inclusão do rendimento recebido na ficha de “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoas Jurídicas”, da “Declaração de Ajuste Anual”.
Como fazer o livro caixa da empresa?
Agora é a hora de aprender como fazer o livro caixa da empresa. A seguir, acompanhe as etapas mais importantes para acertar na construção do documento.
Termo de abertura
Esse é o primeiro passo para fazer um livro caixa e é o momento em que precisamos indicar a finalidade do documento, o nome das empresas e os dados que se fazem fundamentais para a abertura de uma empresa, como o CNPJ e o endereço.
Aqui, também é vital indicar o número de folhas e a data para que correspondam ao padrão solicitado pelas autoridades fiscais. Vale ressaltar que o documento precisa estar assinado pelo responsável.
Folhas de escrituração
As folhas de escrituração são elementos importantes, já que é onde iremos inserir os valores de entradas e saídas de capital. Use o campo de datas para organizar as informações de maneira cronológica e disponha os dados de forma individual para facilitar a interpretação e recuperação dos mesmos.
Termo de encerramento
O termo de encerramento é a última página que compõem esse documento. Nela é preciso que os dados presentes na página inicial sejam reafirmados e também é necessário que tenha data e assinatura do responsável.
3 formas de facilitar a construção do livro caixa
Para facilitar o processo para fazer o livro caixa, trouxemos 3 dicas para te ajudar nessa atividade. Veja abaixo!
- Deixar os registros em dia: essa dica é fundamental para que você não se perca na grande densidade de dados. Isso irá facilitar o controle de todos os gastos e a visibilidade da situação financeira da empresa, auxiliando o equilíbrio financeiro;
- Contar com a ajuda de especialistas: como esse documento possui aspectos muito técnicos do setor financeiro, vale muito a pena contratar um profissional especializado para evitar erros, principalmente se a empresa se enquadrar na obrigatoriedade do livro caixa. Com essa ajuda, você poderá, ainda, fazer a gestão financeira para escritórios e outros modelos de negócios com facilidade.
- Automatizar processos financeiros: a automatização dos processos financeiros podem otimizar (e muito) o tempo dos profissionais envolvidos nas atividades e evitar erros que são comuns quando essas demandas são exercidas apenas por mão de obra humana. Nossa dica principal nesse ponto é o uso de um software de gestão financeira, pois ele poderá trazer muitas facilidades para um negócio.
Ajuda automatizada para processos financeiros
A automatização de processos financeiros podem trazer inúmeros benefícios para uma empresa e até para a rotina de um contador, já que com essa ferramenta será muito mais fácil realizar as análises e processos do cotidiano, economizando tempo e esforço. Com isso, será possível também atender um número maior de clientes, caso você seja autônomo.
Sendo assim, contar com apoio de quem entende é a melhor alternativa para que você possa analisar suas despesas e receitas e extrair do seu estudo o máximo de informações, as quais possam ser aplicadas em seu dia a dia para otimizar a gestão financeira do seu negócio.
A Pascon e Freitas é um escritório de contabilidade na grande BH que oferece um atendimento personalizado aos clientes, através da sua capacitada equipe técnica multidisciplinar.
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