Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?

Você já se perguntou alguma vez quem deve emitir nota fiscal e quando ela deve ser emitida? Essa é uma dúvida bem comum e que confunde muita gente.

Quando se tem uma empresa, seus impostos tem que ser recolhidos da forma correta, para que ela não seja autuada pelo fisco gerando inúmeros problemas fiscais. Mas são todas empresas que realmente precisam emitir NF-e.?

E aí, você sabe se deve emitir o documento fiscal eletrônico? Então, confira o post de hoje e descubra!

O que você quer aprender?

  • O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)? 
  • Quais são os tipos de nota fiscal existentes no Brasil? 
  • Afinal, quem deve emitir nota fiscal eletrônica?
  • Como emitir nota fiscal eletrônica?
  • O que acontece se você não emitir os documentos fiscais?
  • Como não se complicar com a legalização da sua empresa?

O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)? 

Vamos entender agora o que é a nota fiscal eletrônica (NF-e).

A alguns anos atrás era normal em toda empresa aqueles arquivos enormes, lotados de papéis. Muitas empresas alugavam espaços para esses arquivos. Existiam pessoas que trabalhavam somente para isso. Em 2006, entrou em vigor o modelo digital de nota fiscal fazendo com que pudesse ser dispensado o seu armazenamento de forma física. Ainda existe a obrigatoriedade da guarda das notas fiscais, porém hoje, em vez de guardar papel, deve ser guardado o arquivo eletrônico correspondente à NFe gerada, mais conhecido como XML.

A nota fiscal eletrônica representou uma evolução nos processos contábeis no Brasil, ela é  o pioneiro de três subprojetos que integram um programa do do Governo Federal chamado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal) – escrituração contábil, escrituração fiscal e nota fiscal eletrônica.

A nota fiscal eletrônica está se tornando cada vez mais popular, mas ainda encontramos algumas poucas empresas que adotam o modelo manual.

Esse documento é obrigatório para diversas atividades, serve como um recibo e é utilizado para recolhimento de tributos fiscais.

Com a adoção da NF-e você ganha maior agilidade, menor custo operacional e mantém sua empresa legalizada de forma mais prática, rápida e simples.

Quais são os tipos de nota fiscal existentes no Brasil? 

Existem vários modelos de nota fiscal eletrônica existentes no país dependendo do tipo de venda que você realiza. A nota fiscal de produto (NF-e), a nota fiscal de serviço (NFS-e), a nota fiscal ao consumidor (NFCe), a nota fiscal avulsa (NFAe) e o conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) são os mais conhecidos e utilizadas no mercado.

A NF-e, também chamada de nota de mercadoria ou produto, é aquela que se usa quando o cliente compra um produto físico. 

A NFS-e ou nota municipal é aquela utilizada por prestadores de serviço, como academias, hotéis, escolas, clínicas, planos de saúde e muitos outros.

O CT-e é utilizado por transportadoras quando há o transporte de alguma mercadoria ou produto.

A NFCe substitui o cupom fiscal para comércio e varejo, sendo a transmissão feita diretamente para o SEFAZ.

Já a NFAe é o documento utilizado para quem não é contribuinte do ICMS, e que, portanto, não são obrigadas a emitir NFe. Neste caso o arquivamento deve ser feito por meio físico.

É importante ressaltar também que a nota fiscal de consumidor (NFC-e) tem se tornado importante para diversos empreendedores. 

Afinal, quem deve emitir nota fiscal eletrônica? 

Em resumo, veja quem deve emitir nota fiscal eletrônica:

  1. MEI (Microempreendedor Individual)
  2. ME (Microempresa)
  3. EPP (Empresa de Pequeno Porte)
  4. Empresa do Simples Nacional 
  5. Empresa do Lucro Real
  6. Empresa do Lucro Presumido
  7. Pessoa física (em determinados casos)
  8. Qualquer outro tipo de empresa que comercialize produto ou serviço.

O primeiro ponto que você precisa saber é que emitir nota fiscal é obrigação de qualquer empresa que comercializa um produto ou serviço, a menos que você seja isento por lei, o que é bem raro. 

O cronograma de obrigatoriedade da emissão da NF-e foi iniciado em 2006 e gradativamente as empresas foram se adequando a ele. Hoje podemos dizer que, com poucas exceções, todas as empresas são obrigadas a emitir notas de forma digital.

Atenção: quem se encaixa no MEI tem o dever de emitir NF-e apenas para pessoa jurídica, ou seja, para quem tem CNPJ. Quem trabalha dessa forma não precisa gerar o documento para pessoa física, a menos que ela faça essa exigência.

Porém, se você ainda tem dúvida se realmente tem que emitir ou não, entre em contato com o seu contador. Você também pode acessar o Portal NF-e da Receita Federal, o site da Sefaz do seu estado ou da Secretaria da Fazenda da sua cidade.

O objetivo é que a NF-e seja obrigatória para 100% das empresas em breve. Portanto, se você já se adequar a essa realidade estará poupando tempo e dinheiro. 

Como emitir nota fiscal eletrônica? 

A nota fiscal de produto (NF-e) deve ser emitida pelo site da Sefaz (Secretaria da Fazenda) de cada estado utilizando-se de um programa gerador de notas  e a nota fiscal de serviço (NFS-e) tem que ser gerada no site da prefeitura correspondente, ou pode também ser emitida por um software gerador.

Principalmente em relação ao documento de serviço, muitos empreendedores se confundem, já que cada órgão municipal se comporta de uma maneira. Alguns solicitam o certificado digital, login, senha, endereço e vários outros dados. Essas particularidades geram muitas dúvidas de como gerar o documento eletrônico.

Outro questionamento comum é em relação ao valor da nota, especialmente para quem trabalha com incorporação de algumas despesas.

Nesse caso, o que você precisa saber é que a nota fiscal tem que ser emitida pelo valor de venda do produto ou serviço.

Portanto, se você executou um serviço de consultoria no valor de R$ 1.000,00, a nota fiscal tem que ser emitida exatamente pelo mesmo valor, mesmo porque foi esse valor o acordado entre você e seu cliente.

O que acontece se você não emitir os documentos fiscais?

Como todos sabem, a legislação tributária do Brasil é uma das mais complexas e burocráticas. Por desconhecer da sua complexidade, muitos empresários acabam deixando de lado essas obrigações, porém isso é um grande risco!

Se você não emitir as suas notas fiscais corretamente, pode ser penalizado com juros e multas, que dependendo do valor podem fazer o seu negócio quebrar. E para que isso não aconteça estamos aqui para orientá-los para que você faça tudo de acordo com a legislação.

Como não se complicar com a legalização da sua empresa?

Sabemos que a grande parte dos empresários não conhecem a parte fiscal e até mesmo administrativa da sua empresa e sabemos também que é muito difícil entender a legislação de forma a não negligenciá-la. E, para te ajudar, procure por um escritório de contabilidade de confiança.

Pascon e Freitas é um escritório de contabilidade na grande BH que oferece um atendimento personalizado aos clientes, através da sua capacitada equipe técnica multidisciplinar.

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