Nota fiscal eletrônica: 5 erros comuns ao emitir

A nota fiscal eletrônica (também conhecida apenas como NF-e) é um dos principais adventos tecnológicos em prol dos empreendedores brasileiros. Ela faz parte das obrigações fiscais de uma empresa, mas a possibilidade de ser emitida digitalmente foi um fator amplamente benéfico nessa atividade.

São diversos benefícios e facilidades permitidas pela emissão de uma NF-e. Se você é empreendedor, precisa conhecer os principais detalhes e vantagens na emissão desse documento.

Ter essa compreensão é fundamental para emitir esse documento corretamente. Caso contrário, as chances de você errar tornam-se maiores e corrigir esses problemas pode te tomar uma grande parcela de tempo.

Para evitar essa dor de cabeça, continue a leitura deste artigo e conheça os 5 erros mais comuns ao emitir uma NF-e. Aprender quais são essas falhas garante possibilidades maiores de eliminá-las durante a emissão!

O que é uma nota fiscal eletrônica?

Antes de falarmos sobre os principais erros ao emitir uma NF-e, é necessário que você entenda o conceito desse documento.

A NF-e é a versão mais completa de uma nota fiscal. Esse documento é extremamente importante e faz parte do cotidiano de grande parte dos brasileiros, seja quando o recebemos como recibo em um restaurante, posto de gasolina, supermercado ou lanchonete, por exemplo.

Tipos de nota fiscal eletrônica

Apesar de citarmos apenas casos ligando a nota fiscal às atividades comerciais, ela pode ser encontrada em outras modalidades, como:

• Nota fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e);
• Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e)
• Nota Fiscal eletrônica Avulsa (NFA-e);
• Manifesto eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
• Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e);
• Nota Fiscal de Importação;
• Nota Fiscal de Exportação.

A versão que chamamos de NF-e é a nota fiscal de produto eletrônica, que é a que fica em posse do comerciante após a venda de um item. Independentemente do tipo, as notas fiscais contêm as seguintes informações a respeito da empresa que está emitindo:

• Razão social;
• Detalhamento dos produtos ou serviços e seus preços;
• Valor da compra;
• CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica;
• Endereço fiscal da empresa;
• Inscrição estadual;
• Porcentagem dos valores direcionada a impostos como o IPI, ICMS e ISS.

Leia também: Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?

Quais são os cinco erros mais comuns na emissão de uma nota fiscal eletrônica?

Agora que você conheceu as principais particularidades de uma nota fiscal eletrônica, continue a leitura deste artigo e entenda quais são os cinco erros mais comuns ao emitir uma:

1. Confusão com outros tipos de notas fiscais

Como já abordamos, são diversos e diferentes tipos de NF-e, e um dos principais erros está justamente na diferenciação dessas versões. Então, cada uma tem um objetivo distinto.

Por exemplo, a NFS-e deve ser emitida apenas pelas empresas prestadoras de serviços, enquanto a NF-e deve ser gerada para substituir a nota fiscal impressa.

2. Falta de manifestar a recusa da nota fiscal

Uma das várias etapas da emissão de uma NF-e é a manifestação da recusa. Ela é fundamental para mostrar ao Fisco que há um documento fiscal emitido pelo CNPJ.

No entanto, muitos empresários esquecem de sinalizar ou manifestar a recusa, o que prejudica diversas operações fiscais, uma vez que não é possível cancelar uma nota fiscal após ser confirmada na Secretaria da Fazenda (Sefaz).

3. Preenchimento incorreto

O preenchimento incorreto é outro erro comum na emissão de uma nota fiscal eletrônica, principalmente quando é feito manualmente pelo computador, e não por sistemas que automatizam esse processo.

Como o cancelamento de uma nota fiscal só pode ser feito dentro de 24 horas após a emissão, nunca se esqueça de checar minuciosamente aquelas informações que abordamos nos tópicos anteriores deste artigo.

4. Confusão entre DANFE e Nota Fiscal Eletrônica

Lembre-se: Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e a NF-e são documentos diferentes! Mesmo assim, muitos empreendedores confundem os dois.

A DANFE é apenas uma representação resumida da NF-e, sem valor fiscal, jurídico, e necessidade de armazenamento. Seu uso se restringe apenas a acompanhar o produto no transporte ao destinatário.

5. Erros no certificado digital

Para que a emissão da NF-e seja feita corretamente, é necessário que o seu certificado digital também esteja configurado de maneira certa!

Caso o certificado esteja expirado ou haja falhas em sua operacionalidade, por exemplo, é gerado o “erro 90” e você não consegue emitir mais notas por meio dele.

A melhor maneira de corrigir esse problema é entrando em contato com a Autoridade Certificadora, mas verifique antes se há algum impasse na internet ou na página de emissão.