Para se manterem em situação regular, todas as empresas precisam estar em dia com os processos fiscais estabelecidos pelos órgãos públicos. Afinal, descumprir com as obrigações tributárias pode resultar em punições severas que comprometem o andamento dos negócios. Nesse sentido, uma exigência que gera bastante dúvidas é a emissão da DEFIS: o que é, para que serve, quem precisa emitir?
Neste artigo, você irá entender de uma vez por todas o que é DEFIS, qual a sua relação com o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, quem deve emitir e muito mais! Continue a leitura e descubra como gerar a declaração.
DEFIS: o que é, afinal?
A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma obrigação fiscal que as empresas optantes pelo Simples Nacional devem cumprir todos os anos. Esse documento tem a função de apresentar dados importantes sobre o negócio para a Receita Federal.
A elaboração da DEFIS é obrigatória até mesmo para as empresas inativas, que não exerceram atividades econômicas no último período fiscal. Geralmente, a declaração referente a um ano fiscal deve ser entregue até o último dia útil de março do ano seguinte.
Leia mais: Simples Nacional: O que é e quem pode ser optante?
Qual a diferença entre DEFIS e IRPJ?
Por estarem relacionados a questões fiscais e tributárias, é comum acreditar que a DEFIS e o IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) são o mesmo. A verdade é que cada um desses documentos possui as suas particularidades.
O primeiro ponto que diferencia as duas declarações é para quem elas são destinadas. Enquanto a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é responsabilidade de empresas do Simples Nacional, a declaração do IRPJ é voltada para aquelas que não se enquadram nesse regime.
Além disso, o IRPJ é um tributo que incide sobre as movimentações financeiras da empresa e é pago com o DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais). Os negócios inscritos no Simples têm os impostos recolhidos por meio do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
Quem deve emitir o DEFIS?
Como mencionado anteriormente, a emissão da DEFIS está relacionada ao regime tributário simples. No entanto, essa é uma exigência voltada apenas para as microempresas e as empresas de pequeno porte, já que a declaração que deve ser feita pelo MEI é a DASN-SIMEI.
Não emitir a DEFIS não resulta em nenhuma penalidade de forma direta. Porém, esse ainda é um processo obrigatório, portanto, pode causar problemas futuros. Sem a entrega do documento, não é possível gerar as guias mensais do Simples Nacional, o que pode ocasionar atraso no pagamento.
Caso o DAS não seja pago em dia, serão cobrados juros de 0,33% ao dia, que podem aumentar o valor devido em até 20%. Além disso, o CNPJ da empresa pode ser cancelado por falta de pagamento.
Como gerar a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais?
A Receita Federal disponibiliza, de forma online, um manual completo sobre a emissão da DEFIS e o funcionamento do PGDAS-D (Programa Gerador de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório), sistema usado para preencher a declaração.
O primeiro passo para realizar o procedimento é acessar o portal do Simples Nacional. Na seção “Simples Serviços”, você encontra todas as categorias de serviço dispostas em tabelas. No quadro “Cálculo e Declaração”, faça login por meio de código de acesso ou certificado digital para a opção “PGDAS-D e DEFIS — a partir de 2018”.
Uma vez dentro do sistema e-CAC, você deve clicar no botão “DEFIS” no menu lateral ao lado esquerdo da tela e, em seguida, na opção “Acessar a DEFIS”. Selecione o ano-calendário da sua declaração e clique em “continuar”.
Se as informações ainda não tiverem sido enviadas para a Receita, o sistema mostrará uma mensagem explicando que a empresa ainda não emitiu a declaração. Caso a DEFIS já tenha sido enviada, o programa possibilita retificá-la. Em ambas situações, você deve clicar em “Declarar”.
Após informar se deseja fazer uma declaração original ou retificadora, o PGDAS-D mostrará algumas orientações gerais de como seguir com o processo. Clique em “Informações econômicas e fiscais” e “De toda a ME/EPP” para começar a fornecer os dados sobre o negócio. Aqui, você deverá comunicar:
- Ganhos de capital;
- Número de funcionários no início do período;
- Número de funcionários ao final do período;
- Lucro contábil apurado;
- Receita proveniente de exportação direta;
- Receita proveniente de exportação por meio de comercial exportadora;
- Identificação e rendimento dos sócios;
- Participação em cotas em tesouraria;
- Ganhos líquidos em operações de renda variável;
- Doações à campanha eleitoral.
Após preencher essa ficha, clique em “Salvar” para garantir que nenhum dado será perdido ao avançar para a próxima etapa. Vá até a opção “Por estabelecimento” e clique no número do CNPJ. No segundo formulário, é necessário informar:
- Estoque inicial do período;
- Estoque final do período;
- Saldo em caixa no início do período;
- Saldo em caixa no final do período;
- Total de aquisições de mercadorias;
- Total de entrada de mercadorias;
- Total de saída de mercadorias;
- Total de devoluções de vendas;
- Total de entradas;
- Total de devoluções de compras;
- Total de despesas no período;
- Total de entradas interestaduais;
- Total de saída interestaduais;
- Valor de ISS retido na fonte;
- Prestação de serviços de comunicação.
Ao final da página, haverá algumas hipóteses pré-estabelecidas pela ferramenta. Leia todas com atenção e, caso sua empresa se enquadre na descrição, marque a opção “Sim”.
Antes de finalizar o processo, clique em “Verificar Pendências” para se assegurar de que nenhum campo ficou vazio ou preenchido incorretamente. Com as informações conferidas, clique no botão “Transmitir” e, em seguida, “Gravar Recibo”. Sua declaração terá sido enviada!
O programa não solicita o carregamento de nenhum documento, mas é interessante ter em mãos recibos, extratos e notas fiscais para consultar os valores a serem declarados.
Simplifique a elaboração da DEFIS com um ERP online
Emitir a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é um processo fundamental para micro e pequenos negócios se manterem em dia com a Receita Federal, evitando dores de cabeça e penalidades para o negócio.
Neste artigo, você viu o quanto o preenchimento das fichas é simples. Porém, reunir todos os dados solicitados pelo programa do Simples Nacional pode ser bastante trabalhoso. Por isso, nessas horas é interessante contar com a ajuda da Pascon e Freitas para centralizar todas as informações em único lugar e descomplicar essa tarefa.
