Livro Caixa: O que é, para que serve e como preencher

O que é livro caixa

Se você é dono de uma empresa, com certeza já deve ter ouvido falar de uma ferramenta que auxilia no registro contábil, chamada de livro caixa.

Este documento ajuda no controle dos fluxos financeiros de entradas e saídas do caixa e ainda auxilia na escrituração contábil, com todos os registros de atos e fatos administrativos do negócio.

O livro caixa pode ser feito por profissionais liberais e autônomos, e também por empresas devidamente regularizadas.

No post de hoje vamos explicar o que é e para que serve o livro caixa, além de te ensinar a preencher esse documento. Continue a leitura!

O que é livro caixa?

Como falado rapidamente acima, o livro caixa é um documento que pode ser utilizado nas atividades de qualquer tipo de empresa em que se efetuam os registros de entradas e saídas de dinheiro, e que proporciona um auxílio na escrituração contábil.

Isso significa que no livro caixa ficam registrados os recebimentos e pagamentos de um período diário, mensal ou anual. E as empresas optantes pelo Simples Nacional, de acordo com a Lei 9.317/96, são obrigadas a declarar esses valores.

Na hora de montar um livro caixa, você pode utilizar planilhas em papel ou em Excel, exibindo as informações que identificam este documento. As principais colunas que devem estar presentes neste documento são:

  • Data: é necessário identificar as datas para o melhor controle do fluxo de caixa da empresa ou ainda separar em diferentes planilhas diárias caso o fluxo diário seja muito intenso;
  • Histórico: espaço reservado para que sejam identificados os motivos da transação, como por exemplo: “Pagamento ao fornecedor A”;
  • Entradas: identificam os recebimentos que a empresa possui no período, em dinheiro ou débito em conta;
  • Saídas: identificam os valores que são pagos por parte da empresa no período indicado, em dinheiro ou crédito em conta;
  • Saldo final: indica a diferença entre as entradas e as saídas, que corresponde ao valor que a empresa tem em caixa no momento.

Para que serve o livro caixa?

O livro caixa serve para registrar as entradas e saídas de dinheiro em uma empresa. Por isso é fundamental registrar todos os pagamentos, como água, energia elétrica, telefonia e todos os fornecedores da mesma.

Também é importante arquivar os comprovantes em um local seguro para facilitar o processo de manutenção do livro de forma correta.

Todo esse controle evita problemas contábeis e, na hora da demonstração de resultados (DRE) e de um balanço patrimonial do negócio, fica mais fácil com um livro caixa bem estruturado.

Como escriturar um livro caixa?

De modo geral podemos dizer que é necessário prestar atenção a alguns itens. Cada página, geralmente, cobre um mês de atividade e isso depende muito da quantidade de transações processadas pela empresa.

Dependendo do tipo de empresa, pode haver variações na estrutura, porém os itens que não podem faltar são: data, histórico, entrada, saída e saldo final.

Para o saldo final, você pode utilizar a seguinte fórmula:

saldo anterior + recebidos – pagamentos = saldo atual

Como preencher?

A maneira mais simples de preencher o livro caixa é de forma cronológica, já que fica mais claro identificar as transações de acordo com os dias em que foram realizadas na empresa.

O ideal é que você coloque cada operação em uma linha, mesmo que seja uma entrada e saída de um mesmo fornecedor, pois isso facilita a visualização.

Em relação às compras pagas com cheques pré-datados ou vendas à prazo, você deve registrá-las somente no dia que forem efetuadas.

Dicas para preencher de forma correta

Não tem muito segredo na hora de preencher o livro caixa de forma correta. Sendo assim, os recebimentos em dinheiro devem ser registrados como débitos porque aumentam a conta de caixa que recai no lado ativo do balanço.

E os pagamentos em dinheiro, que diminuem a conta de caixa, devem ser registrados como créditos.

O que deve haver no livro caixa?

Sabemos que a escrituração do livro caixa deve ser efetuada por receita e despesa, individualmente, em ordem cronológica de dia, mês e ano, não podendo conter rasuras, emendas ou borrões.

Sendo assim, nas páginas do livro Caixa, onde constam as expressões DÉBITO e CRÉDITO, são lançados, respectivamente, os recebimentos e os pagamentos. Contudo o débito pode ser substituído pela expressão DEVE e o crédito por HAVER.

Ainda vale ressaltar que:

  • Todo livro-caixa deve conter um termo de abertura e um de fechamento;
  • Não podem haver nem linhas em branco e nem rasuras;
  • Todas as páginas devem ser numeradas;
  • Os registros devem ser colocados em ordem crescente de data.

O que pode ser deduzido?

É possível que os trabalhadores não assalariados possam deduzir despesas das receitas relacionadas ao exercício da atividade profissional, desde que estejam escrituradas corretamente. Para isso, os lançamentos devem ser feitos, obrigatoriamente, de forma individual.

Existem ainda outras despesas que podem ser deduzidas do livro caixa. São elas:

  • Remuneração destinada a serviços terceirizados, com vínculo empregatício, incluindo encargos trabalhistas;
  • Emolumentos (lucros) pagos a terceiros, referentes à retribuição pelos serviços prestados;
  • Despesas voltadas para a manutenção de custeio das atividades profissionais;
  • Pagamentos a terceiros, sem vínculo empregatício, desde que se caracterize como necessário ao exercício da sua empresa;
  • Despesas com equipamentos, como livros técnicos ou roupas especiais para o desempenho das atividades;
  • Honorários pagos a contabilistas;
  • Custos relacionados ao comparecimento em eventos, como os encontros científicos, que são necessários ao desempenho da profissão ou à especialização;
  • Gastos com propagandas, relacionadas à sua atividade.

É importante ressaltar que todos os pagamentos realizados pelos profissionais autônomos a serviços terceirizados são dedutíveis apenas no mês de sua quitação, mesmo que sejam referentes a prestação em meses ou anos anteriores.

Ainda podemos citar como despesas não dedutíveis: gastos com máquinas e equipamentos e despesas por locomoção e transporte, com exceção do exercício da profissão de representantes comerciais autônomos.

Diferença entre livro caixa e fluxo de caixa

Existe, sim, diferença entre livro caixa e fluxo de caixa. E para que você possa entender melhor, vamos explicar logo abaixo.

O livro caixa é o documento em que são registrados os recebimentos e pagamentos realizados em dinheiro durante um período, auxiliando na contabilidade da empresa e nos controles de gestão financeira.

Já o fluxo de caixa considera as transações financeiras da empresa, ou seja, atividades operacionais, financiamentos, investimentos e outros. Sendo assim, podemos dizer que este tem uma função mais gerencial, acompanhando as formas de pagamento e sendo um plano de previsão futura para o caixa do negócio.

Isso significa que o fluxo de caixa permite que o gestor tenha total controle sobre qual será o valor a ser pago pelas obrigações mensais, valores a receber e, também, o saldo disponível. Ele permite a compreensão da situação econômica e financeira com precisão e em tempo real.

Contabilidade para livro caixa

Apesar de não ser algo difícil de fazer, é importante que a empresa tenha ao seu lado uma equipe de consultoria de contabilidade para ajudar no preenchimento do livro caixa.

Isso porque, este documento não pode conter nenhuma rasura, e ainda assim, caso você anote algo errado, deve fazer uma correção via estorno em um novo valor no documento.

Além disso, é importante que todos os documentos citados no registro sejam armazenados para que possa apresentá-los quando for necessário.

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